アンケート、総会をスピーディーに行う電子投票システム

特許権取得済(特許第5320529号・特許第5709918号・特許第5892972号)

機能概要

  • 機能概要の図
  • マンションコミュニティサイト向け
    シリーズの特徴

    総会の議案を決定する際のアンケートや総会の出欠連絡を簡単に、かつスピーディーに実施できます。

    提出は、スマートフォン、携帯電話で簡単にできるので、管理組合用郵便ポストまで足を運ぶ必要がありません。
    また回収や集計も自動化されるので、大規模マンションにおいても手軽に利用できます。さらに回収率のアップも期待できます。

    運営側(管理会社)と利用者側(区分所有者)の両方にメリットがあるシステムです。

    シングルサインオンの採用により、マンションコミュニティサイトからは再認証の必要なくシームレスに利用できます。

メリット

運営側のメリット

アンケートや総会実施における問題点

管理業務の中で、思いあたるふしはありませんか?

1.総会における問題点

  • 集計作業に多大な労力がかかっている
  • 回収率の低下により、総会開催の成立要件を満たすのに苦労している(特に大規模マンション)
  • 回収率を上げるため、何回もフォローを実施している

2.アンケートにおける問題点

  • 集計作業に多大な労力がかかっている(回答欄を増やすと、業務量も比例して多くなる)
  • 回収率の低下により、総会議案の上程の判断材料にならない場合もある
    (特に大規模マンション)
  • 集計作業も大変なので、容易にアンケートが実施できない状態になっている

電子投票システムを利用すると

回収率も上がり、より多くのお客様の意見が聞けるようになります。

1.総会の業務効率化

  • 集計作業が軽減でき、計算間違いもなくなります。
  • 回収率が上がります(特に管理規約変更など、特別決議が必要な場合に有効です)
  • 外部区分所有者(海外含む)からの回収も期待できます。
  • フォローも容易にできます(メールアドレスの登録が必要)

2.アンケートの業務効率化

  • 集計作業が軽減でき、計算間違いもなくなります。
  • 回収率が上がるので、総会議案の上程の判断がしやすくなります。
  • 集計作業が楽になるので、大規模マンションでも容易にアンケートが実施できるようになります。
  • 意見の反映についても、すばやい対応ができるので、区分所有者の満足にもつながります。

3.総会、アンケート準備の定型化

  • 総会議案、アンケートの標準フォーマットがあるので、準備が簡単になります。

4.費用の削減

  • 外部区分所有者に電子投票を利用していただくことで、返信用封筒をなくすことができます。
    (郵送費の削減)

利用者側のメリット

区分所有者が、アンケートの回答や総会の出席連絡をしない理由

1.時間がない

  • ほとんど家にいない
  • 仕事が忙しい
  • 子育てで外出できない

2.提出先が遠い

  • 提出先の管理棟が動線上になく、そのためだけに行くのが面倒である
  • 天気が悪いため、外に出たくない
  • 足腰が不自由である
  • 外部区分所有者の場合、郵便ポストが遠い

3.遠隔地(特に海外など)だと返送に時間がかかる

  • 総会当日に間に合わず、権利を行使できない場合もある

電子投票システムを利用すると

時間や場所に拘束されず、いつでもどこでも簡単、かつ短時間で提出が行えます。

1.スマートフォン(携帯電話含む)で、わずか数分で提出ができます。
  (目安:10議案で約2~3分)

  • 家の中、外出先(海外含む)のどこでも
  • 仕事のお昼休みの間に
  • 子供が寝ている隙に

2.何度でもやり直しができます。
  (最後に提出した内容が、優先されます)

3.24時間いつでも提出できます。

使用例

【総会で電子投票を使うと便利になるポイント】

総会の出席通知・委任状・議決権行使書に電子投票用QRコードを付けます。
区分所有者はQRコードを読み取って、インターネットで提出します。従来の書面による提出も可能です。

大会で電子投票を利用の図

【アンケートで電子投票を使うと便利になるポイント】

アンケートの回答用紙に電子投票用QRコードを付けます。
区分所有者はQRコードを読み取って、インターネットで回答をします。従来の書面による回答も可能です。

選挙で電子投票を利用の図

管理規約の変更について(重要)

総会で電子投票を利用する場合、管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、規定の変更が必要になります。

マンション標準管理規約(国土交通省)

(※)アンケート機能の利用の場合は、規定の変更は必要ありません。


SSO機能 (シングルサインオン)

既存のマンションコミュニティサイトに電子投票のメニューを追加し、ご使用いただくことも可能です。

※別途、カスタマイズ費用が掛かります。

選挙で電子投票を利用の図

導入による投票率向上実績

マンション管理会社向けシリーズを導入頂いた、「三菱地所コミュニティ株式会社」様、管理の大規模マンション(705戸)にて、平成26年1月に、電子投票のみによるアンケートを実施しました。

293戸がスマートフォンなどで回答を寄せ、回収率は41.5%となりました。
前回行われた紙によるアンケートの回収率28.3%を大幅に超える数値となり、区分所有者の電子投票に対する抵抗感の薄さを表した、結果となりました。

また、事前のマニュアル配布や説明会も実施しませんでしたが、利用に関する問い合わせは、ほとんどありませんでした。

「電子投票システムは便利ですか?」の質問に<br />
97%が「はい」と回答利用端末の75%以上がスマートフォン、タブレット端末
電子投票により集計時間が0分に!|投票率が28.3%→41.5%にアップ!

導入実績

  • ・神奈川県 相模原市の705戸のマンション
  • ・神奈川県 横浜市の1230戸のマンション
  • ・神奈川県 横浜市の116戸のマンション
  • ・東京都 町田市の686戸のマンション
  • ・神奈川県 横浜市の288戸のマンション
  • ・東京都 足立区の820戸のマンション
  • ・千葉県 習志野市の721戸のマンション
  • ・神奈川県 相模原市の337戸のマンション
  • ・大阪市 東住吉区の75戸のマンション
  • ・大阪府 堺市の206戸のマンション
  • ・東京都 調布市の307戸のマンション
  • ・千葉県 市原市の314戸のマンション
  • ・大阪市港区の199戸のマンション
  • ・神奈川県川崎市の420戸のマンション
  • ・神奈川県横浜市876戸のマンション
  • ・千葉県印西市の401戸のマンション
  • ・大阪府和泉市の120戸のマンション
  • ・東京都葛飾区の528戸のマンション
  • ・神奈川県横浜市の499戸のマンション

提供方法

・クラウドサービス

・カスタマイズド・パッケージ 販売

価格

クラウドサービス

電子投票システムのクラウドサービスを低価格でご利用いただけます。
導入検討のご相談やサポートが必要な場合、導入支援サービスをご利用ください。

初期導入費用

20,000円~

・契約情報の登録作業

※解約されてもこの費用は返還いたしません。

利用料金

50,000円~  /年

・通常総会、臨時総会、全戸アンケートなど、何度でもご利用いただけます。
・各機能や使用方法に関するご質問は、電子メールまたは電話にてサポートを行います。
・サポート期間は1年間無制限で行います。
・現地への出張サポートは価格に含まれておりません。
・利用停止のお申し出がない限り自動更新となります。

料金のお支払いについて

・契約月の翌月にご請求させていただきます。

※初年度は初期導入費用を含めてのご請求となります。

利用開始について

・お申し込み後、約一週間程度頂戴しております。

カスタマイズド・パッケージ

別途、お見積させて頂きます。
詳しくは、お問い合わせフォーム、またはお電話にて、お問い合わせください。



※上記、費用は全て「税別」となっております。

導入支援

導入検討の初期段階から電子投票の実施まで、きめ細かいサポートをいたします。
事前にヒアリングを行い、お客様の必要に応じたお見積りをいたします。

支援内容

  • ①電子投票の導入に向けたヒアリング
  • ②スケジュール作成
  • ③定款、規約変更に関する支援
  • ④理事会、役員会での導入検討支援
       ・運用資料作成
       ・本番を想定したデモ準備・実施
  • ⑤お客様個別システム対応
       ・システム対応が必要な場合、別途お見積りいたします。
  • ⑥会員のシステム設定代行
  • ⑦総会、臨時総会などシステム設定代行
  • ⑧投票に関する運用支援
  • ⑨総会当日の立ち会い