マンション電子投票システムについてのよくある質問の紹介

基本的に総会を主催運営するのは管理組合の中の理事会になると想定していますが、マンションによっては実質的に管理会社が代行しているケースも多く、そのどちらの場合も想定して「管理会社」と表現させていただきました。

インターネット接続可能なパソコンがあれば、すぐにご利用いただけます。
貴社内にサーバーを設置する必要はございません。

マンション電子投票サービスは、パソコンに詳しくない方でも操作する事ができるように作ってあります。
それでも操作が困難な場合はシステムサポートにご連絡いただけましら丁寧にレクチャーいたします。

「マンション電子投票サービス」では個別の投票内容に関しまして、管理会社からも、弊社サービスセンターからも確認できない方式を採用しております。
個別の投票内容が噂話などにならないようにする配慮ですので、ご理解をいただければと考えております。
出欠予定・委任状況などはご確認いただく事ができます。

「マンション電子投票サービス」では、通信カード付きのノートパソコンを会場に持ち込むことにより、集計機能の自動化が可能となります。
手順は以下のようになります。
ご用意いただくものは、通信カード付きパソコンと専用QRコードリーダー（予定価格：9000円）になります。
（事前にQRコードの読み込み試験をお願いします）
写真：グランダック型QRコードリーダー
�@出席確認
出席者には議決権行使書を提示いただきQRコードによる、本人確認を行います。
本人確認後、当日の投票用紙をお渡しします。
�A議案の審議
議案の審議は通常通り行っていただきます。
�B採決
採決は挙手ではなく【個人の携帯電話から投票】もしくは【投票用紙に記入】のいずれかを選択していただきます。
�C集計
集計は、議案ごとに行います。
出席者のうち、【投票用紙に記入】された方のみ審議中議案の投票用紙を回収します。
【携帯電話から投票】を行った方は、審議中議案の投票を締め切ります。
事務局は代行入力画面からQRコードリーダーにて投票用紙を読み取ります。
この方式では、すべてのデータが電子化されるため、集計は完全自動化されます。

貴社専用のカスタマイズプログラムを作成してご利用いただく方法がございます。
カスタマイズは有償対応となりますが、ご使用料は通常と同じ金額で対応させていただけます。
詳しい仕様に関しましては、個別にインタビューさせていただきます。

第45条　この法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。ただし、電磁的方法による決議に係る区分所有者の承諾については、法務省令で定めるところによらなければならない。
この条文に悩まされた方は多数いらっしゃいます。
しかし、区分所有法45条の制度主旨は、「集会を開かない場合、全員の承諾があれば、書面又は電磁的方法による決議が集会決議と同一と認められる」事を指しております。
その為、「総会を開催」かつ「電磁的方法による議決権行使」を行う事に対して、何らの妨げはありません。
また、投票機能を利用する区分所有者の立場からは、これまでの紙による議決権行使から
�@専用用紙による投票　
�Aパソコンによる投票
�B携帯電話による投票
　・・・へと投票方法の選択肢が増加します。
弊社のシステムをご利用になる事は「投票方法の変更」ではなく「投票手段の増加」となります。
投票をする区分所有者様には選択肢が増えるメリットだけが残ります。
そのため、システムのご利用に関しては、理事会の承認のみでご対応いただけるものと考えております。

弊社の電子投票機能は、ペーパーレス化を意識して設計されております。
パソコンからの投票を前提とした場合、パソコンをご利用なさる方は議案書が紙である必要はありません。
例えば、50％の方がパソコン投票を選択なさった場合、議案書の印刷費は50％削減できます。
これは、エコの観点からも大いに着目していただけます。
「エコ総会」の実施のための業務フローもご用意しております。
詳しくはお問い合わせください。

大規模修繕工事などの重要議題では、議決権数の正確な運用が求められます。
重要議案でこそ真価を発揮できると考えております。

総会業務の定型化・適正化をしながら、確実に業務の軽減を致します。
一度この便利さを経験すると、事務局・区分所有者共に止められなくなる事と考えます。

基本的には翌日にお届けします。

このサービスでは、携帯電話の操作が難しい方のために、総会当日の紙による投票方法をご用意しております。
この場合の集計も事務局がＱＲコードリーダーを用いて、簡単に行う事ができます。
また、いずれの場合も、他人を気にせずに投票することが可能になります。

投票用紙がそれぞれの区分所有者名入りで出力されますので、投函時の確認は重要です。
しかし、その後の本人確認、議決権数の確認・集計などの手間が大幅に省ける仕組みになっています。

弊社の「マンション電子投票サービス」はマンション標準管理規約「電磁的方法による議決権行使」に対応した「電子投票」機能です。お住まいのマンションによっては管理規約の変更が必要になります。
まずは、お住まいのマンションの管理規約をご確認ください。

必ずメリットがあります。
「マンション電子投票サービス」では、３つの投票方法から選択していて投票いただく事が可能です。
・専用の投票用紙（議決権行使書）
・パソコン
・携帯電話
そのため、今まで通り紙による投票をされる場合でも、個人認証や議決権数の確認などが正確に行えます。
パソコンや携帯電話からの電子投票も、株主総会では広く使われている方式です。
特に「マンション電子投票サービス」の携帯電話投票機能は、QRコードと言われる２次元バーコードからログインが可能です。
さらに、投票完了まで一文字も入力することなく投票が完了する事ができるように設計されております。
世界で最も分かりやすい投票方式だと自負しております。
操作性に関しましては、テスト環境でご確認いただく事も可能です。

「マンション電子投票サービス」の電子投票機能では、投票期間中何度でも投票が可能になっております。
電子投票完了後に総会に出席された場合でも、会場から携帯電話での電子投票が可能です。

個人の投票内容が他の投票者や理事に漏れる構造は、「電子投票システムのあるべき姿」ではないと考えています。
その為、弊社の全ての電子投票サービスでは、投票内容の機密性を担保しています。
管理会社だけでなく、サーバーセンターも、個人の投票内容を見ることはできません。

様々な理由で携帯電話の使用が難しい方のために、総会当日の紙による投票方法をご用意しております。
事務局がＱＲコードリーダーを用いて、簡単に読み込みができますので、この場合も、素早く正確に集計する事が可能です。