アンケート、総会をスピーディーに行う電子投票システム

特許権取得済(特許第5320529号・特許第5709918号・特許第5892972号)

機能概要

マンション シリーズから総会当日の機能を省き、投資マンションやリゾートマンションなど小規模マンション向けに提供する廉価版です。

  • 機能概要の図
  • マンション(ライト)
    シリーズの特徴

    総会の議案を決定する際のアンケートや総会の出欠連絡を簡単に、かつスピーディーに実施できます。

    提出は、スマートフォン、携帯電話で簡単にできるので、管理組合用郵便ポストまで足を運ぶ必要がありません。
    また回収や集計も自動化されるので、大規模マンションにおいても手軽に利用できます。さらに回収率のアップも期待できます。

    運営側(管理会社)と利用者側(区分所有者)の両方にメリットがあるシステムです。

メリット

運営側のメリット

アンケートや総会実施における問題点

管理業務の中で、思いあたるふしはありませんか?

1.総会における問題点

  • 集計作業に多大な労力がかかっている
  • 回収率の低下により、総会開催の成立要件を満たすのに苦労している(特に大規模マンション)
  • 回収率を上げるため、何回もフォローを実施している

2.アンケートにおける問題点

  • 集計作業に多大な労力がかかっている(回答欄を増やすと、業務量も比例して多くなる)
  • 回収率の低下により、総会議案の上程の判断材料にならない場合もある
    (特に大規模マンション)
  • 集計作業も大変なので、容易にアンケートが実施できない状態になっている

電子投票システムを利用すると

回収率も上がり、より多くのお客様の意見が聞けるようになります。

1.総会の業務効率化

  • 集計作業が軽減でき、計算間違いもなくなります。
  • 回収率が上がります(特に管理規約変更など、特別決議が必要な場合に有効です)
  • 外部区分所有者(海外含む)からの回収も期待できます。
  • フォローも容易にできます(メールアドレスの登録が必要)

2.アンケートの業務効率化

  • 集計作業が軽減でき、計算間違いもなくなります。
  • 回収率が上がるので、総会議案の上程の判断がしやすくなります。
  • 集計作業が楽になるので、大規模マンションでも容易にアンケートが実施できるようになります。
  • 意見の反映についても、すばやい対応ができるので、区分所有者の満足にもつながります。

3.総会、アンケート準備の定型化

  • 総会議案、アンケートの標準フォーマットがあるので、準備が簡単になります。

4.費用の削減

  • 外部区分所有者に電子投票を利用していただくことで、返信用封筒をなくすことができます。
    (郵送費の削減)

利用者側のメリット

区分所有者が、アンケートの回答や総会の出席連絡をしない理由

1.時間がない

  • ほとんど家にいない
  • 仕事が忙しい
  • 子育てで外出できない

2.提出先が遠い

  • 提出先の管理棟が動線上になく、そのためだけに行くのが面倒である
  • 天気が悪いため、外に出たくない
  • 足腰が不自由である
  • 外部区分所有者の場合、郵便ポストが遠い

3.遠隔地(特に海外など)だと返送に時間がかかる

  • 総会当日に間に合わず、権利を行使できない場合もある

電子投票システムを利用すると

時間や場所に拘束されず、いつでもどこでも簡単、かつ短時間で提出が行えます。

1.スマートフォン(携帯電話含む)で、わずか数分で提出ができます。
  (目安:10議案で約2~3分)

  • 家の中、外出先(海外含む)のどこでも
  • 仕事のお昼休みの間に
  • 子供が寝ている隙に

2.何度でもやり直しができます。
  (最後に提出した内容が、優先されます)

3.24時間いつでも提出できます。

使用例

【総会で電子投票を使うと便利になるポイント】

総会の出席通知・委任状・議決権行使書に電子投票用QRコードを付けます。
区分所有者はQRコードを読み取って、インターネットで提出します。従来の書面による提出も可能です。

大会で電子投票を利用の図

【アンケートで電子投票を使うと便利になるポイント】

アンケートの回答用紙に電子投票用QRコードを付けます。
区分所有者はQRコードを読み取って、インターネットで回答をします。従来の書面による回答も可能です。

選挙で電子投票を利用の図

管理規約の変更について(重要)

総会で電子投票を利用する場合、管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、規定の変更が必要になります。

マンション標準管理規約(国土交通省)

(※)アンケート機能の利用の場合は、規定の変更は必要ありません。

導入による投票率向上実績

マンション管理会社向けシリーズを導入頂いた、「三菱地所コミュニティ株式会社」様、管理の大規模マンション(705戸)にて、平成26年1月に、電子投票のみによるアンケートを実施しました。

293戸がスマートフォンなどで回答を寄せ、回収率は41.5%となりました。
前回行われた紙によるアンケートの回収率28.3%を大幅に超える数値となり、区分所有者の電子投票に対する抵抗感の薄さを表した、結果となりました。

また、事前のマニュアル配布や説明会も実施しませんでしたが、利用に関する問い合わせは、ほとんどありませんでした。

「電子投票システムは便利ですか?」の質問に<br />
97%が「はい」と回答利用端末の75%以上がスマートフォン、タブレット端末
電子投票により集計時間が0分に!|投票率が28.3%→41.5%にアップ!

導入実績

  • ・神奈川県 相模原市の705戸のマンション
  • ・神奈川県 横浜市の1230戸のマンション
  • ・神奈川県 横浜市の116戸のマンション
  • ・東京都 町田市の686戸のマンション
  • ・神奈川県 横浜市の288戸のマンション
  • ・東京都 足立区の820戸のマンション
  • ・千葉県 習志野市の721戸のマンション
  • ・神奈川県 相模原市の337戸のマンション
  • ・大阪市 東住吉区の75戸のマンション
  • ・大阪府 堺市の206戸のマンション
  • ・東京都 調布市の307戸のマンション
  • ・千葉県 市原市の314戸のマンション
  • ・大阪市港区の199戸のマンション
  • ・神奈川県川崎市の420戸のマンション
  • ・神奈川県横浜市876戸のマンション
  • ・千葉県印西市の401戸のマンション
  • ・大阪府和泉市の120戸のマンション
  • ・東京都葛飾区の528戸のマンション
  • ・神奈川県横浜市の499戸のマンション

提供方法

・クラウドサービス

・カスタマイズド・パッケージ 販売

価格

クラウドサービス

電子投票システムのクラウドサービスを低価格でご利用いただけます。
導入検討のご相談やサポートが必要な場合、導入支援サービスをご利用ください。


利用料金

管理組合(数) 年間利用料金(円)
50組合まで 120,000
100組合まで 240,000
150組合まで 360,000
200組合まで 480,000
250組合まで 600,000

250組合以上導入をお考えの場合、お問い合わせフォーム、またはお電話にて、お問い合わせください。


・通常総会、臨時総会、全戸アンケートなど、何度でもご利用いただけます。
・各機能や使用方法に関するご質問は、電子メールまたは電話にてサポートを行います。
・サポート期間は1年間無制限で行います。
・現地への出張サポートは価格に含まれておりません。
・利用停止のお申し出がない限り自動更新となります。

料金のお支払いについて

・契約月の翌月にご請求させていただきます。

※初年度は初期導入費用を含めてのご請求となります。

利用開始について

・お申し込み後、約一週間程度頂戴しております。

カスタマイズド・パッケージ

別途、お見積させて頂きます。
詳しくは、お問い合わせフォーム、またはお電話にて、お問い合わせください。



※上記、費用は全て「税別」となっております。

導入支援

導入検討の初期段階から電子投票の実施まで、きめ細かいサポートをいたします。
事前にヒアリングを行い、お客様の必要に応じたお見積りをいたします。

支援内容

  • ①電子投票の導入に向けたヒアリング
  • ②スケジュール作成
  • ③定款、規約変更に関する支援
  • ④理事会、役員会での導入検討支援
       ・運用資料作成
       ・本番を想定したデモ準備・実施
  • ⑤お客様個別システム対応
       ・システム対応が必要な場合、別途お見積りいたします。
  • ⑥会員のシステム設定代行
  • ⑦総会、臨時総会などシステム設定代行
  • ⑧投票に関する運用支援
  • ⑨総会当日の立ち会い