「6月に向けて株主総会をオンライン化したい」とお考えであれば、まずはバーチャル株主総会に必要なことを知っておく必要があります。
たとえば、Zoomのように総会の様子を中継するWeb会議システムだけでは昨今の情勢における不便さをカバーしうることはできません。
「質問や動議はどうやって受け付けるべきか？」
「簡易的なアンケートシステムで株主や会社のセキュリティは保たれるのか？」
「規約や会社法に抵触しないのか？」
などなど、知っておかなければならないことは多々あります。
ここでは株主総会においてｅ投票はどのような機能が役立ち、どうやってバーチャル株主総会を実現することができるのか、具体的な機能を中心に解説しています。
オンライン上で開催される株主総会にもいくつかの種類があります。
たとえば、経産省が策定するバーチャル株主総会にはWeb会議システムのみを使った参加型のバーチャル株主総会と、Web会議システムあるいはチャット機能に加えて電子投票システムを用いた出席型のバーチャル株主総会に分けることができます。
◆経産省が策定する新時代の株主総会にはｅ投票が必要不可欠
ｅ投票にはWeb会議システムのような総会の状況を動画で映し出す機能は備わっていないため、GoogleハングアウトやZoomのようなWeb会議システムを別でご用意いただく必要があります。
あるいはチャット機能と電子投票システムならストリーミングで事足りるため、より簡易に感じられるかもしれません。
では、ｅ投票はバーチャル総会においてどのような働きをするのでしょうか？
簡潔に説明すると、ｅ投票は株主総会の準備から集計まで全てをシステム化します。
ｅ投票の代表的な機能は以下の通りです。
- QRコード付き開催通知の発行
- 出席通知
- 委任状提出
- 議決権行使
- 会場受付
- 開催要件確認
- 議案賛否投票（会場内投票）
- 可決・否決判定
１ から ４ は株主総会開催前に使用される機能であり、５から ８ は総会当日の機能です。
バーチャル株主総会ではこの中の ５．会場受付 と ７．議案賛否投票（会場内投票） がスマホやパソコンなどを用いて外部から行われます。
つまり、さながら会場にいる株主と同様にリアルタイムな投票や議決権の行使が可能となります。
では、バーチャル株主総会における外部出席はどのように行われるのでしょうか？
- 総会内容は、会議システム又はストリーミングソフトで配信されます。
- 外部出席を希望する株主は、１．QRコード付き開催通知 のQRコードによって「e投票」にログインします。
- 外部出席を希望する株主は、スマホの2画面表示機能により双方を確認できます。
- 総会会場では当日参加コードがカメラで撮影され、株主は映像で参加コードを確認して「e投票」に入力する。（2重ログインによる外部出席の成立）
- 外部出席者は会議システム又はストリーミングソフトで配信される映像を確認しながら、意思表示が可能です。
上記の流れによって物理的な外部出席が「可能」というレベルに到達します。
これをいかに便利にするか、という部分は要件・問題点を洗い出す「プロトタイピング」という工程が必要です。
つまり、企業や株主総会の運営にｅ投票があっているか、ということをまずは勘案してみてください。
たとえば、外部参加者の質疑応答を認めるのか、あるいは事前の質問のみを認めるのか、など運用面の精査は企業によって違うことも珍しくありません。
企業によって違うことは他にもあります。
たとえば「株主は議決権行使を書面で提出する」という具合に、総会の開催要綱が決められていては電子投票はおろか電子メールによる提出もできません。
招集通知に記載する内容もバーチャル株主総会に合わせるべきでしょう。
◆招集通知に記載する内容はどうなる？
総会の開催はイレギュラー処理対応の連続です。
不慣れなバーチャル株主総会にｅ投票を導入すること以上に心強いものはありません。
ｅ投票は電子投票のノウハウをどこよりも蓄積し、イレギュラーに対応する能力に長けています。
何よりも、数万人単位の投票にも耐えうるタフな投票エンジンは株主総会を成功に導く上で欠かせないシステムです。
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