相互会社の総代会をデジタライゼーションするとどうなる？

総代や総代会、と聞くと人によって思い浮かぶイメージは違うかもしれません。神社の氏子総代、保険相互会社の総代、あるいは大学生協の総代などもあるでしょう。
一般的には総代と言えば団体や組織に関わる全ての人の代表や代理人を指します。もしかしたら、人によっては総代と言われても馴染みがあまり無いかもしれません。
団体や組織の代表、というからにはもちろん選挙によって選出されますが、IT・デジタル化が急速に進む近年において総代も多分に漏れず紙を用いたアナログによる選挙が行われているのではないでしょうか。
これを、もしも電子投票に切り替えたらどうなると思いますか？
まずは総代会という組織の仕組みや言葉にも触れてみましょう。
ここでは相互会社を例に取り上げてみました。

総代は任期や法律が決まっている？　～総代とは～

株式会社と相互会社の違い

一般的な株式会社では株式を保有している人たちが会社の経営や重要事項を決める株主総会が開かれ、株主が存在しない一般社団法人などでは社員全員が運営や重要事項を決める社員総会を開催します。
保険相互会社と呼ばれる会社では株主は存在せず、保険契約者ひとり一人が相互会社の関係者（社員）になり得ます。そして、相互会社においては保険契約者（社員）の代表を総代と言います。総代会は複数の代表者（総代）のみが集まって行われる社員総会とも捉えることができるでしょう。

総代の任期と総代会の定款について

相互会社における総代会は保険業法によって細かく定められています。
たとえば、総代会は社員総会と同等の権限を持っていることが条項から読み取れます。

第四十三条の二　総代会は、この法律に規定する事項及び定款に定めた事項に限り、決議をすることができる。
２　この法律の規定により社員総会（総代会を設けているときは、総代会）の決議を必要とする事項について、取締役、執行役、取締役会その他の社員総会及び総代会以外の機関が決定することができることを内容とする定款の定めは、その効力を有しない。

e-Gov / 保険業法 第４３条の２ / 令和2年5月1日 施行

総代は数多くの社員から選ばれる代議員のような立ち位置である、と言えるでしょう。

ほかにも、総代の任期は4年を超えることはできない、総代の定数や選出の方法は定款で定めることが義務付けられている、などが法律によって定められています。

第四十二条　相互会社は、定款で定めるところにより、社員総会に代わるべき機関として、社員のうちから選出された総代により構成される機関（以下「総代会」という。）を設けることができる。
２　前項の定款には、総代の定数、任期、選出の方法その他の内閣府令で定める事項を定めなければならない。
３　総代の任期は、四年を超えることはできない。

e-Gov / 保険業法 第４２条 / 令和2年5月1日 施行

ちなみに同じ総代でも、神社のような宗教団体の総代会には保険業法のような法律が存在しません。各々の組織で定款を作成し、それに従うことが求められます。

総代改選によって総代が選出される

総代会によって設置される選考委員会から次期総代候補者を推薦し、候補者の信任を全社員から一定数 得ることで選出する、という形式が相互会社では一般的です。
相互会社によっても違いはあることかと思われますが、任期４年に対して２年ごとに総代改選を行うことで新任者と重任者をバランス良く選出することができると考えられます。

参考
住友生命保険相互会社 / 総代について

総代会を電磁化した時に想定されること

総代会は複数の総代が組織にとって重要な事案を決議する場である、いわゆる会議や総会のような場であることが分かります。
では総代会を電子投票に変えると、どのような影響があるのでしょうか？

たとえば全ての総代にメールで総代会の案内を送付することができれば、印刷に掛かる紙や郵送などの費用コスト、さらにはそこに掛かっていた人的コストも大幅に削減されます。
デジタライゼーションされた総代会を開催するために必要な物はパソコンとネット環境、それにGoogleChromeやMicrosoftEdgeなどのブラウザだけです。

仮に総代全員のメールアドレスを把握していないがために、メールの送付ではなく「従来通りに紙を送付したい」という場合においても、事務局は総代から投票用紙の回収を行う必要はありません。
QRコードを添付した用紙を総代に送付し、スマホでQRコードを読み取ってWeb上から提出
を行うことで、回収と集計の手間がなくなるからです。

残念なことに、良いことばかりではありません。
ｅ投票を例に費用コストで考える際、総代の人数が極端に少ない場合は印刷コストや人的コストの削減はあまり期待することができません。
業務の手間や人的ミスを減らす、という点においてはデジタルトランスフォーメーションは大きな利点ですが、費用コストの点で考える際には注意が必要です。
また、導入した1年目にはデジタル化に戸惑う場面もあるかと思われます。
特に、総代会のような頻繁に行われない総会であればなおのことでしょう。
しかし、総代会に関わる業務の属人化をさせないためにもデジタルトランスフォーメーションは必須である、とも断言できます。
では、デジタライゼーションを果たした総代会を慣習として受け入れるには、どうしたらいいのでしょうか？

ｅ投票で総代会を電磁化してみる

テレワークのように最初は「できるはずがない」と言われていたものが「やってみたら意外とできた」と、という事例は少なくありません。
「毎朝、公園をジョギングする」「読書を習慣にする」といった具合に、日々の積み重ねは挑戦するところから始まります。
テレワークの場合は「必要に迫られて挑戦しなければならなかった」という企業も少なくないでしょう。

ｅ投票では総代会のデジタル化までのハードルをできる限り低くするために、こんなことを推奨しています。

保険契約者に総代会と同じシステムで定期的にアンケートを行うことには大きな意味があります。
たとえば保険契約者の関心嗜好をアンケートしたり、顧客満足度をアンケート調査することで自然と総代会で使われるシステムに触れる機会が増え、慣習として定着しやすくなります。

あるいは運営側でシステムを試してみたい、というニーズにもｅ投票ではお応えしております。
本番と同じ機能のシステムを無料でお試しいただくことで、実際の運用に合うかご確認いただけます。

無料で総代会のデジタライゼーションを実感するには？

ｅ投票における無料の試験環境では投票者数や試用期間など、いくつかの制限があります。
それ以外の投票に必要な機能は全て無料で、リスクが全くない状態でお試しいただけます。
お試しいただいた上で「こんな機能が欲しいな」「この機能はむしろ不要だな」と感じられる場合には専用のシステムを構築し、団体様専用のカスタマイズでお応えいたします。

もしも世間に広がるデジタル化の波に、総代会も対応を迫られた際にはｅ投票をご検討ください。