自身が所属される組合の規約をご覧になったことはありますか？
総会や会議などの招集、決議、あるいは代議員選挙や役員選挙などに電子メールや電子投票を使われる場合、規約に記載される文言に「電磁的方法」という言葉を追加する必要があります。
現代においてEメールは必須である、という人の方が大多数でしょう。
もしも、規約に「電磁的方法」の文字が一切書き込まれていない場合、次の総会や選挙で規約変更することをお勧めいたします。
「そうは言っても、すぐに導入するわけではないし」
「急ぐ必要が無いのでは？」
などと思われる方も多いことかと思います。
まずは、なぜ規約を変更しなければならないのか、考察してみましょう。
参考
佐賀県庁 / 電磁的方法（電子メール等）の活用（任意） / 2019.7
規約を変更するには、総会や大会あるいは選挙のような場において「定款、規約を変更します」という具合に提案し、決議する必要があります。
単位労働組合にあつては、その規約は、組合員の直接無記名投票による過半数の支持を得なければ改正しないこと、及び連合団体である労働組合又は全国的規模をもつ労働組合にあつては、その規約は、単位労働組合の組合員又はその組合員の直接無記名投票により選挙された代議員の直接無記名投票による過半数の支持を得なければ改正しないこと。
つまり、電子メールや電子投票などの「電磁的方法」を用いたイノベーションを導入するには時間や手間が掛かります。
「しばらく導入する予定は無いよ」という場合でも、将来を見越して規約に「電磁的方法」の一文を加えておくことは、組織の革新を後押しする保険のような役割を果たします。
では、実際に規約を変更するには、どのような手順を踏むべきでしょうか？
たとえば「書面」「用紙」などの具体的な方法についての記載が無い場合、電磁的方法を新しく付け加える必要はありません。
上記の例を挙げれば、青いグループＡは方法の指定が無いため規約を改正する必要がありません。 しかし、赤いグループＢの方は方法を「用紙」と指定しているため規約を改正する必要があります。
規約を変更するには大きく３つの手順を踏む必要がある、と推察します。
１．規約を変更する理由を公表する
たとえば、組合員の利便性を向上させることを目的にしたり、あるいは組織の活動を円滑化することを理由にしたり、規約を変更する理由が明確になっていることは当然ながら必要なことでしょう。
あらかじめ電子メールや電子投票を利用することが視野に入っているようであれば、模擬的に試験を行うことで「あ、こんな感じなのか」と具体性を高めることもできます。
２．規約の変更箇所と変更後の内容を作成する
「こんな内容にしたいんだ」という視覚化は組織内で共有するためには必要なことであり、これを疎かにしてしまう人も少なくありません。
決議を行う前に規約の変更箇所を明確にし、変更後の内容を先に作成しておくことで決議までスムーズに進めることが可能になります。
（サンプル）もしもｅ投票を導入するなら定款・規約はこうやって変更する
３．変更内容について決議を行う
総会や大会など、会議の場において規約の変更、改正について賛否を問います。変更を行う必要性が妥当であれば賛成多数で規約を変更できます。
電子メールによる通知機能を兼ね備え、紙媒体との併用が可能なｅ投票を導入するには、組織の規約に「電磁的方法」に関する文言が記載されていなければご利用いただけません。
組合の規約を変更、改正された後、お問い合せいただれば試験環境による検証後にｅ投票のシステムをご提供いたします。お客様ごとの要望にもカスタマイズ機能でお応えしております。
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