ご相談の内容
クライアント様ごとに、システムの活用方法が異なります。クライアント様より数多くのご相談をいただいております。お気軽にご相談下さい。
議決権回収率向上と区分所有者データ管理効率化に向けた仕組み構築の相談
分譲賃貸マンションにおける議決権の回収率が低く、改善策を検討しています。返信率向上のため、SMSでの後追い連絡を予定していますが、各部屋ごとのQRコード付きURLを効率的に生成し、一覧形式で出力する方法を知りたいです。さらに、区分所有者情報（氏名・住所・部屋番号）の取り込み作業が煩雑なため、データ管理や処理を効率化したいと考えています。このデータは窓あき封筒の印刷にも利用する予定です。特に大量の所有者データに対して、URL生成やQRコード作成、印刷対応まで含めた一連の作業フローを効率化できる方法についてアドバイスを頂きたいです。
- このご相談の要点
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議決権の回収率の向上と管理の効率化
分譲賃貸マンションでは区分所有者が離れて暮らしていることも多く、議決権の返信率が低くなる傾向があります。
返信の手間を軽減するための効率的かつ簡便で低負担な仕組みが欲しい。 -
区分所有者に関わるデータ管理と出力の効率化
大量の区分所有者データを管理・出力する際に、データの取り込みや処理が大変。
特に、住所・名前が紐づいた封筒印刷の効率化をしたい。
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議決権の回収率の向上と管理の効率化
ご提案の内容
ｅ投票システムでは、幅広いご要望にお答えできるように、さまざまなご要望にたいして柔軟にご提案が行えるように努めております。どんなご要望でもお気軽にご連絡ください。
ｅ投票システムにおける効率的な督促・データ取り込み・紙面出力機能の拡張対応
１．SMSによる督促対応の強化
概要：
未投票者への対応をスムーズにするため、受付状況画面に「未投票者のCSVファイルダウンロード機能」を追加。
ダウンロード可能な内容：
・マンション名
・総会名
・部屋番号
・区分所有者氏名
・QRコードアドレス（未投票者ごとに一意のURL）
このデータをCSV形式で出力可能とし、SMSで迅速に督促できる仕組みを構築。
２．区分所有者情報のCSVファイル取り込み自動化
概要：
マンション管理システムから出力される区分所有者情報（CSVファイル）を、そのまま編集せずｅ投票システムに取り込めるよう改修。
これによりデータ整備作業を削減し、効率的にアップロードが可能になった。
３．電子投票専用用紙の出力強化対応
概要：
電子投票専用用紙への出力項目を追加し、窓あき封筒に対応したレイアウトになるよう調整
出力項目：
・区分所有者の住所
・氏名
・お客様コード
この改修により、電子投票専用紙の出力・郵送準備が効率化され、紙媒体対応も容易になった。
カスタマイズによる業務効率化と未投票者対応の迅速性向上、さらなる物件導入の進展
今回のカスタマイズにより、区分所有者のデータ管理や郵送対応業務の負担が大幅に削減され、業務効率が劇的に向上しました。
また、受付状況画面から未投票者のCSVファイルをダウンロードする機能により、未投票者へのSMS督促が迅速に行えるようになったため、議決権回収率向上への貢献が期待されます。
さらに、システム全体の利便性向上により、既存の物件だけでなく、新築物件への導入も進んでおり、ｅ投票システムの活用範囲が拡大しています。
このカスタマイズは、効率化とユーザー満足度向上を同時に実現する取り組みとなっています。
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