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従業員代表選出に必要なアプリ機能

スマートフォン 簡単投票システム

働き方改革に伴う従業員代表選出の要件を再確認

36協定を締結させる際には、
①労働者の過半数で組織する労働組合(過半数組合)がある場合はその労働組合
ただし、事業場に使用されているすべての労働者の過半数で組織する組合であること
②過半数組合がない場合は労働者の過半数を代表する者(過半数代表者)
正社員だけでなく、パートやアルバイトなど事業場のすべての労働者の過半数を代表している必要があります。
投票、挙手などにより選出することとされています。

正社員で組織された労働組合は、パートやアルバイトなどを含めた労働者を代表する組織ではないので、過半数量同組合の要件を満たしていません。
つまり、労働組合がある場合でも、過半数労働組合ではない可能性が高く、ほとんどの企業では、従業員代表選出を行う必要が出てきます。

36協定は労働者に周知しなければなリません。
周知しなかった場合、労働基準法第106条違反として30万円以下の罰金となります。
従業員代表選出が正しい方法でなされず、それを不満に思う社員が一人でもいる事を想像すると、企業のリスクマネージメントの欠落になります。

非常に困難な従業員代表選出

現実的に不可能な会場内での選挙

正社員・パート・アルバイトなどすべての労働者を一堂に集め、挙手や選挙を行う場合、まずその目的で企業活動を停止する必要が出てきます。
その時点で、時間と場所を決めた形での選挙を行うことが不可能と判断する企業がほとんどと考えられます。
また、複数の支店や生産現場がある企業の場合、旅費・交通費の問題も出てきます。
複数の会場をオンラインでつないだ場合も、全労働者の過半数代表者であるというエビデンスを残すことは、高いハードルとなります。

従業員代表 スマホ投票画面

紙を使用した選挙

オーソドックスに、紙での選挙を行うことが、最も想像しやすいい運用です。
デメリットは、立候補者募集、投票用紙のフォーマット作成、投票用紙の印刷、配布(郵送)、回収(郵送)、集計、発表を手作業でやる必要があることです。
特に、投票用紙の郵送の準備や集計には膨大な時間がかかります。

紙を使った選挙
再入力が必要な紙による選挙

社内ネットワークを利用する選挙

正社員・パート・アルバイトなどすべての労働者がイントラネットなどの社内ネットワークが使用できる環境にあるケースでは、それを有効に使う方法があります。
そのような環境がある企業は、非常にラッキーです。
しかし、選挙の機能を持ち合わせていない場合は、準備や集計などで手作業に頼る部分が出ることは間違いありません。

SNSを使用する選挙

無料のSNSを利用して、選挙を行う方法を思いつく方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、正社員・パート・アルバイトなどすべての労働者に登録を促したとしても、応じてくれない労働者もいるでしょう。
全ての労働者の過半数
作業を始めると、意外と現実的な障壁を感じられることでしょう。
ファイル共有ソフトが重大な責任問題にもなる現代において、個人ではなく企業活動での無料環境の使用は、避けた方がいいでしょう。
また、行われた選挙に関する監査証跡などのエビデンスを要求できないこともネックになります。

選挙アプリによるスマホ選挙

正社員・パート・アルバイトなどすべての労働者にスマホアプリの登録を促し、スマホアプリから投票してもらう方法があります。
これも実際には、アプリ登録をお願いする時点で、不参加となるロスが起こるため、せっかく選挙を実施しても過半数労働者から選出されたという結果が得られないケースがあります。
利用者数が大規模になればなるほど、使用しているサーバーの性能や、プログラムそのものの限界性能が露呈してきます。
問題が発生した場合のサポート体制の確認や、原因究明までのスピードの実績確認なども、選挙システムの選択では重要なポイントになります。

選挙アプリには、有権者の参加を促す工夫が必要

このように従業員代表選出は、物理的な会場での選挙も困難であり、なおかつネットワークを利用した選挙でも困難な、非常に厄介なものです。
一見すると簡単に行えそうな従業員代表選出ですが、その要件は分譲マンションの理事長選出など、民間で行われている選挙システムのフル機能が必要なものです。
スマホアプリやSNS利用が、従業員代表選出での決定的な問題となるのは、労働者にアプリやSNSへの「登録」を要求する部分です。
高い投票率を得るためには、ブラウザでの運用をすることが基本です。
また、社内のメールアドレスを所持している従業員に対しては、メールでの個別ログインURLなどで個人認証が可能ですが、パート・アルバイトなどすべての労働者にこれを適用できるかというと、一般的にはそうではありません。
その場合、部分的に投票用紙での運用が残ります。
それらは、QRコードでログインできる仕組みを持たせるなど、最終的に労働者が電子データで投票してくれる仕組みがあれば、事務局は再入力の手間と時間が削減されます。

従業員代表選出では、紙運用を含めたマンション総会同様のフル機能が必要

さらに重要なことは、準備・配布・選挙実施・集計・エビデンス作成までの一連の流れを定型化しておくことです。
例えば、複数の候補者が存在する場合、一度に過半数の信任が得られることは、少ないかもしれません。
その場合、上位2名での決選投票や、さらにはは1名の信任投票が必要となり、複数回の選挙を実施する必要があるからです。
従業員代表選出は、選挙の自動化及び投票率向上を意識したシステムで運用しなければ、大きな手間がかかるだけではなく、結果として過半数労総者の代表が選ばれない可能性があります。

e投票(いいとうひょう)を用いた従業員代表選出

①弊社では、働き方改革における、従業員代表選出のクラウド・ソリューションを持っており、すでに多数の従業員代表選出での選挙実績があります。
②「e投票」を使用した従業員代表選出のソリューションでは、メールを利用した完全ペーパーレスの選挙の他に、メールアドレスを把握していないパートタイマーやアルバイト向けにQRコード付き投票用紙の発行も可能となるため、すべての投票データが電子化されます。
③従業員の認証方式は標準機能でも充分ですが、これまでも多くのご要望に合わせたカスタマイズも追加いたしております。
④適正に従業員代表選出が行われた企業様には、証明書を発行します。
⑤弊社では、上記の電子投票でのビジネスモデル特許、及び投票用紙フォーマットの特許を所有しています。
⑥「e投票」は、2019年5月時点で延べ38万人がご使用になる、日本で一番安定した電子投票ソリューションです。

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